Gestorías y asesorías: cómo filtrar las llamadas en campaña de la renta sin colapsar
El trimestre en el que el teléfono manda
La campaña de la renta va de abril a finales de junio, y coincide con los cierres trimestrales de autónomos y empresas. En una gestoría o asesoría pequeña, esos tres meses son el momento de más trabajo técnico... y también el de más llamadas.
La mayoría de esas llamadas no requieren a un asesor:
- "¿Habéis presentado ya mi declaración?"
- "¿Qué documentos os tengo que traer?"
- "¿Cuándo me devuelven?"
- "¿Me podéis dar cita para la renta?"
- "¿Cuánto cobráis por una declaración conjunta?"
Pero cada una interrumpe a alguien que estaba preparando un modelo. Y las que no se cogen son clientes que se impacientan o, peor, nuevos clientes que llaman a otra gestoría.
Cómo ayuda un agente de voz con IA
1. Filtra y clasifica cada llamada
El agente identifica quién llama y para qué: cliente actual o nuevo, renta o trimestral, consulta rápida o asunto que requiere al asesor. Cada llamada llega a tu equipo como un recado ordenado, no como una interrupción.
2. Responde las preguntas repetidas
Horarios, documentación necesaria para la renta, honorarios orientativos, plazos de la campaña. Le das la información una vez y la repite las veces que haga falta, a cualquier hora.
3. Agenda citas
Cita presencial o por videollamada en la agenda del asesor, con el tipo de declaración y si el cliente es nuevo. Así el asesor llega a la cita sabiendo qué esperar.
4. Recoge lo que falta
"Me falta el certificado de la hipoteca." El agente lo anota y te lo pasa, para que tu equipo pueda hacer seguimiento sin perseguir al cliente por teléfono.
5. Deriva lo importante
Requerimientos de Hacienda, inspecciones, plazos que vencen: el agente los marca como urgentes y transfiere la llamada o avisa al asesor responsable al momento.
Lo que el agente NO hace
- No da asesoramiento fiscal. No dice si te conviene la conjunta o la individual, ni cuánto te va a salir. Eso es trabajo del asesor.
- No consulta el estado en la AEAT. Puede decir si la gestoría ya la ha presentado si tú le das esa información, o tomar nota para que el asesor responda.
- No pide datos sensibles innecesarios (DNI completo, cuentas bancarias) por teléfono.
Prepara la campaña con antelación
El mejor momento para montarlo es febrero o marzo, antes del pico:
| Paso | Qué hacer |
|---|---|
| 1 | Prepara la lista de preguntas frecuentes de la campaña y sus respuestas |
| 2 | Define honorarios orientativos y qué documentación pedir por tipo de declaración |
| 3 | Conecta la agenda de los asesores (Google Calendar o la agenda de Rinqa) |
| 4 | Define qué es urgente y a quién se transfiere |
| 5 | Activa el desvío de las llamadas que no se cogen (cómo hacerlo) |
| 6 | Pruébalo en marzo con llamadas reales antes de que empiece la campaña |
¿Cuánto cuesta?
Una gestoría con 2-5 asesores en plena campaña puede recibir varios cientos de llamadas al mes. El plan Business (159 €/mes, 2.000 minutos y hasta 3 agentes, por ejemplo uno para renta y otro para el día a día) suele cubrirlo. Como no hay permanencia, puedes subir de plan para la campaña y bajar después. Detalle en precios.
Para el resto del año, la página de servicios profesionales explica cómo funciona el agente en despachos y asesorías.
Prueba la recepcionista virtual antes de la próxima campaña: 7 días gratis, sin tarjeta.
